Prosedur ini dipergunakan sebagai petunjuk dalam proses pelaksanaa ujian semester yang berkaitan dengan persyaratan Sistem Penjaminan mutu yang akan diterapkan oleh Politeknik Pariwisata Prima Internasional. Prosedur pelaksanaan ujian semester meliputi aktivitas : penyusunan jadwal dan ruangan, penugasan pengawas ujian, pembuatan dan penggandaan soal, pelaksanaan ujian, sampai penyerahan berkas ujian kepada dosen.

RINCIAN PROSEDUR
5.1. Pegambilan Kartu Ujian.
a. Ketua Program Studi dan BAAK mengeluarkan jadwal UTS dan UAS dan jadwal pengambilan kartu ujian.
b. Mahasiswa mengambil kartu ujian dengan syarat:
1. Bukti terdaftar di Program Studi masing-masing
2. sudah melakukan KRS pada awal semester
3. Bukti Pembayaran Uang Kuliah
c. Pengambilan kartu ujian dilakukan oleh mahasiswa yang bersangkutan atau tidak dapat diwakilkan.
d. Mahasiswa memeriksa kebenaran daftar ujian dan bila ada masalah pada kartu ujiannya (tidak sesuai mata kuliah yang diambil dengan yang tercantum pada Kartu Peserta Ujian), agar segera memproses ke BAAK dengan memperlihatkan Kartu Rencana Studi (KRS) asli.
5.2. Syarat Mengikuti UTS dan UAS
a. Jumlah kehadiran untuk setiap mata kuliah sekurang-kurangnya 85% dari jumlah kehadiran. Bagi mahasiswa yang jumlah kehadiran kurang dari 85% dengan alasan alpa, ijin maupun sakit, tidak diperkenankan untuk mengikuti ujian dan yang bersangkutan harus mengikuti semester pendek untuk mata kuliah tersebut ;
b. Sudah menyerahkan tugas-tugas yang dibebankan oleh Dosen mata kuliah yang diujikan ;
c. Tidak sedang menjalani sanksi akademik ;
d. Telah melunasi biaya pendidikan yang sedang berjalan dengan menunjukkan bukti Pembayaran ;

e. Membawa Kartu Tanda Pengenal Mahasiswa dan Kartu Peserta Ujian (Clearance Card) yang sudah disahkan ;
f. Mengikuti tata tertib UTS dan UAS yang berlaku.
5.3. Persiapan UTS dan UAS
a. Ketua Program Studi dan SBAP menyiapkan pengajuan Surat Tugas Penyelengaraan UTS atau UAS kepada Dekan
b. Panitia mempersiapkan dokumen-dokumen penunjang pelaksanaan ujian
c. Panitia membuat peraturan dan tata tertib perlaksanaan ujian dan mengumumkan kepada mahasiswa .
d.
e. Panitia Ujian mendistribusikan jadwal ujian ke masing-masing Dosen Pembina mata kuliah.
f. Dosen mempersiapkan naskah soal ujian sesuai dengan materi yang telah disampaikan kepada mahasiswa.
g. Dosen menyerahkan naskah soal ujian kepada bag. administrasi/panitia ujian untuk diperbanyak.
h. Bag. Administrasi/Panitia Ujian mempersiapkan sarana dan prasarana pendukung pelaksanaan ujian, seperti:
1. Ruang ujian
2. Perlengkapan pendukung lainnya
5.4. Pelaksanaan UTS dan UAS
a. Dilaksanakan sesuai Kalender Akademik yang berlaku
b. Ujian dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah dikeluarkan oleh BAAK dan dikordinir oleh Ketua Program Studi
c. UTS dan UAS harus dalam bentuk ujian tulis, objektif atau essay
d. Bag. Administrasi membantu panitia ujian dalam kelancaran pelaksanaan ujian
e. Mahasiswa melaksanakan ujian dengan mematuhi peraturan dan tata tertib dalam pelaksanaan ujian
f. Setiap pelanggaran dan kecurangan yang dilakukan oleh peserta ujian, oleh pengawas ujian akan ditindak sesuai dengan peraturan yang berlaku
g. Semua kegiatan dalam pelaksanaan ujian harus dicatatkan dalam berita acara kegiatan yang ditandatangi oleh pengawas ujian dan dilaporkan kepada koordinator ujian.
5.5. Pengawasan Pelaksanaan UTS dan UAS

a. Pengawas ujian yang telah ditunjuk melakukan pengawasan di masing-masing ruang ujian.
b. Jumlah pengawas ruang proposional dengan rasio 1orang pengawas : 20 orang peserta ujian.
c. Pengawas ujian melaksanakan tugas seperti:
1. Membagikan soal dan lembar jawaban
2. Mengawasi jalannya ujian
3. Mengumpulkan lembar jawaban setelah waktu ujian habis
4. Memverifikasi berkas jawaban melalui pencocokan jumlah lembar jawaban dan daftar hadir mahasiswa dan memasukannya dalam amplop berkas jawaban untuk diserahkan kepada panitia ujian
d. Pengawas ujian mencatat semua kejadian dan hasil pelaksanaan ujian dalam berita acara.
e. Pengawas ujian setelah mengumpulkan jawaban ujian kemudian menyerahkan ke panitia ujian
5.6. Penyerahan Hasil UTS/UAS
a. Panitia ujian menerima berkas jawaban dari pengawas dan menyerahkannya ke BAAK
b. Petugas ekspedisi menyerahkan lembar jawaban ujian kepada masing-masing dosen penguji dengan membawa Berita Acara Serah terima Berkas Ujian.
c. Dosen menerima berkas jawaban ujian.
5.7. Pemeriksaan dan Penilaian Ujian
a. Dosen Pembina mata kuliah memeriksa hasil ujian sesuai dengan mata kuliah yang diampunya
b. Penilaian ujian dilakukan sesuai dengan aturan penilaian yang telah ditetapkan oleh Politeknik Pariwisata Prima Internasional
c. Dosen mengungah nilai hasil ujian (khusus setelah UAS) ke SIAKAD Politeknik Pariwisata Prima Internasional paling lama 2 minggu setelah Ujian selesai
d. Dosen menyerahkan rekap nilai juga ke BAAK Politeknik Pariwisata Prima Internasional
e. Daftar nilai mata kuliah diisi oleh dosen yang bersangkutan sebanyak rangkap 2 untuk disampaikan kepada:
1. BAAK (Lembar Asli) ;

2. Dosen yang bersangkutan untuk dijadikan sebagai arsip (Rangkap I) ;
5.8. Penyelenggaraan Ujian Susulan
a. Mahasiswa dapat mengajukan permohonan ujian susulan kepada Ketua Program Studi selambat-lambatnya dalam waktu 3 hari setelah pelaksanaan ujian Mata Kuliah yang bersangkutan, dengan melampirkan alasan ketidak-hadirannya dalam ujian.
b. Alasan ketidak-hadiran dalam ujian yang dapat diterima adalah: a) sakit (dilampiri surat dokter), b) orang-tua atau saudara kandung meninggal dunia.; c) sebab-sebab lain yang telah sesuai aturan (Force Majeure)
c. Ketua Program Studi membuat surat ijin mengadakan ujian susulan kepada dosen pengampu Mata Kuliah
d. Mahasiswa wajib secepatnya mengurus pelaksanaan ujian susulan kepada dosen yang bersangkutan, dengan menyertakan surat keterangan Ketua Program Studi, serta fotocopy bukti alasan ketidak-hadiran dalam ujian.
e. Dosen mengadakan ujian susulan selambat-lambatnya 7 hari setelah tanggal dikeluarkannya surat ijin ujian susulan oleh Ketua Program Studi.