Prosedur ini dipergunakan sebagai petunjuk dalam kegiatan penerimaan tamu VVIP yang diselenggarakan oleh Politeknik Pariwisata Prima Internasional yang berkaitan dengan persyaratan Sistem Penjaminan mutu yang diterapkan oleh Politeknik Pariwisata Prima Internasional. Prosedur ini berlaku untuk semua kegiatan yang terkait dengan penyambutan dan pelayanan tamu VVIP yang berkunjung ke Politeknik Pariwisata Prima Internasional.
RINCIAN PROSEDUR
Persiapan Pra Acara :
a. Penentuan Tema Kegiatan Penyambutan tamu VVIP
b. Penentuan petugas Maskot
c. Penentuan petugas Pembawa baki “Pengalungan Bunga”
d. Penentuan petugas pembawa baki “Welcome Drink” dan “Oshibori”
e. Penentuan jenis “Welcome drink” yang digunakan
f. Pembuatan “Welcome Snack” yang merupakan ciri khas dari Politeknik Pariwisata Prima Internasional
g. Penentuan petugas pembawa payung
h. Penentuan petugas pembawa umbul-umbul
i. Penentuan petugas pelaksana Welcome Dance (sesuai tema)
j. Penentuan petugas pemberi salam
k. Penentuan petugas pelaksana Paduan Suara/Welcome Song
l. Penentuan petugas pembawa acara
m. Penetuan petugas dirigen
n. Penentuan petugas pembaca do’a
o. Penentuan petugas Pembawa Acara (MC)
p. Penentuan Akomodasi bagi tamu
q. Penentuan Transportasi bagi tamu dan petugas penjemput tamu dari hotel atau pintu tol
r. Persiapan Cinderamata atau Souvenir
s. Penyiapan Plakat Politeknik
t. Penentuan tempat kegiatan
u. Penentuan penggunaan alat pengamanan
v. Penentuan penggunaan seragam Karyawan /Dosen
w. Pembuatan Sertifikat, Foto Kenangan & Testimoni
x. Pelaksanaan Rapat
y. Menghubungi wartawan untuk meliput (jika diperlukan)
Pelaksanaan Acara Inti :
a. Penyambutan Tamu VVIP
b. Bagian Humas akan menampilkan School Profile Kampus Politeknik Pariwisata Prima Internasional di Layar sebelum tamu masuk ke ruangan
Ketentuan Tempat Duduk :
a. Tamu VVIP (Pembicara, Yayasan, Pimpinan, Kesultanan, Gubernur/Walikota/Bupati atau tamu kehormatan) akan duduk di Sofa barisan paling depan.
b. Dosen Tetap, Dosen Tidak tetap dan Tenaga Kependidikan akan menempati tempat duduk baris pertama menggunakan kursi yang sudah dibungkus seat cover.
c. Tamu undangan akan duduk di barisan pertama dan kedua menggunakan kursi yang sudah dibungkus seat cover.
d. Mahasiswa akan duduk di barisan ketiga/seterusnya (di belakang tamu undangan) menggunakan kursi biru/kursi tanpa seat cover.
e. Maskot akan duduk di bagian samping depan sebelah kiri sampai acara selesai dilaksanakan.
Tata cara mengarahkan tamu :
a. Tamu didampingi oleh para Pimpinan dan Maskot.
b. Tamu diarahkan keluar dari Pintu Lobby dan diarahkan menuju Radiant Hall masuk melalui pintu utama.
c. Maskot akan membukakan pintu lobby.
d. Maskot akan mendampingi tamu dan berjalan di belakang rombongan tamu menuju ke Radiant Hall.
e. Mahasiswa dan Petugas pemberi salam di dalam ruangan sudah siap memberikan salam khas pada saat tamu masuk ke dalam ruangan.
f. Petugas Penerima tamu sudah siap mengarahkan tamu dan pimpinan untuk menempati tempat duduk yang sudah ditetapkan.
g. Petugas penerima tamu akan kembali ke meja penerima tamu setelah tamu dan pimpinan duduk di tempatnya masing-masing.
h. Maskot Pria akan memukul Gong sebanyak 3x untuk menandakan bahwa acara sudah siap dimulai.
Peserta kegiatan, Peserta kegiatan merupakan orang-orang yang sudah ditentukan sesuai dengan acara yang akan dilaksanakan, yaitu:
a. Seluruh Mahasiswa Politeknik Pariwisata Prima Internasional.
b. Pengurus Yayasan Prima Ardian Tana.
c. Pimpinan Politeknik Pariwisata Prima Internasional.
d. Seluruh Dosen Tetap, Dosen Tidak Tetap dan Tenaga Kependidikan Politeknik Pariwisata Prima Internasional.
e. Pengurus LKP Pariwisata Prima.
f. Seluruh peserta kegiatan wajib menghadiri dan mengikuti seluruh rangkaian acara dan tidak meninggalkan ruangan atau acara inti sampai dengan acara selesai, kecuali ada kegiatan yang sifatnya penting atau force majeure.
g. Tamu Undangan lain (jika ada).
Pembawa Acara akan membuka acara dengan ketentuan :
a. Penjelasan mengenai tata cara penyelamatan diri jika terjadi bencana.
b. Pembawa acara menyebutkan untuk menonaktifkan/mengalihkan ke mode getar pada telepon selular masing-masing.
c. Pembukaan oleh Pembawa acara/MC.
d. Menyanyikan lagu Indonesia Raya.
e. Welcome Dance (Tari Saman/Tari Topeng, dll).
f. Pembacaan Do’a.
g. Masuk pada acara inti (Sambutan, acara inti Seminar, Kuliah Umum dll, Tanya Jawab/Diskusi).
h. Penyerahan Plakat & Cinderamata bagi pembicara atau tamu kehormatan, diiringi alunan musik sesuai tema.
i. Foto Bersama diiringi alunan musik sesuai tema.
j. Closing Dance.
k. Penutupan oleh MC
l. Dilanjutkan pemukulan Gong oleh Maskot Pria yaitu sebanyak 3x untuk menandakan bahwa acara telah selesai dilaksanakan.
m. Tamu diarahkan untuk Tour The Campus didampingi oleh Pimpinan dan Maskot.
n. Ramah Tamah.
Acara Ramah Tamah :
a. Tuan rumah menyediakan makan siang berupa makanan khas Cirebon (Nasi Jamblang & Empal Gentong, dll) disiapkan dalam bentuk Lunch Buffet
b. Tempat untuk Makan Siang yaitu di Radiant Restaurant Lantai 3.
c. Tamu didampingi oleh Pimpinan, Staf dan Dosen serta Maskot untuk makan di Radiant Restaurant.
d. Setelah makan di Radiant Restaurant, tamu diarahkan kembali ke Ruang Yayasan untuk mengisi Lembar Testimoni, penyerahan foto kenangan dan pelepasan tamu.
Pelepasan Tamu :
a. Tamu dipersilakan foto bersama di depan Logo Kampus (di Lobby bagian dalam).
b. Pimpinan, staf dan dosen mengantarkan tamu sampai dengan pintu lobby dan memberikan salam serta ucapan terima kasih.
c. Petugas pengantaran tamu akan mengantarkan tamu ke tempat istirahat (jika menginap kembali), jika tidak mengantarkan tamu ketempat tujuan yang dikehendaki oleh tamu.
d. Petugas Pengantaran tamu merupakan petugas yang menjemput tamu di awal acara.
e. Petugas pengantaran kepulangan tamu wajib melakukan koordinasi dengan bagian transportasi dan memastikan jadwal, serta barang bawaan tamu tidak ada yang tertinggal atau terlewatkan.
Membuat Laporan Kegiatan dan Penggunaan Anggaran Acara
Laporan kegiatan segera disusun setelah berakhirnya acara berikut dengan laporan penggunaan anggaran.