ISI BUKU MUTU 08
1. KEBIJAKAN MUTU
2. MANUAL MUTU STANDAR PEMBIAYAAN PEMBELAJARAN
3. STANDAR PEMBIAYAAN PEMBELAJARAN
4. FORMULIR STANDAR PEMBIAYAAN PEMBELAJARAN
PARAMETER
| No. | Parameter mutu | Indikator |
| 1 | Penyusunan Program Kerja dan RAPB | Setiap Program Studi/Unit mempunyai Rencana Anggaran Tahunan yang sesuai dengan Rencana Kerja Tahunan |
| Penetapan | 1. Surat Keputusan Yayasan Prima Ardian Tana
2. Renstra Politeknik Pariwisata Prima Internasional 3. Surat Penugasan dari Direktur Politeknik Pariwisata Prima Internasional 4. Visi Misi Politeknik Pariwisata Prima Internasional 5. Target mahasiswa baru yang akan dicapai |
|
| Pelaksanaan | 1. Setiap unit kerja menyampaikan capaian dari progja dan RAPB yang sedang berjalan dipimpin oleh para wadirnya masing-masing.
2. Penyampaian capaian dari progja dan RAPB tahun berjalan oleh pejabat Struktura masing-masing unit kerja yang dimodertori oleh para wadirnya masing-masing yang dihadiri juga Direktur 3. Setiap unit kerja membuat dan menyampaikan capaian dari progja dan RAPB tahun berjalan yang dipimpin oleh para wadirnya masing-masing. 4. Penyampaian progja dan RAPB tahun berikutnya oleh pejabat Struktural yang dimodertori oleh para wadirnya masing-masing yang dihadiri juga Direktur, Ketua Senat, Sekretaris Senat, dan KKMK 5. Bagian Keuangan membuat rekap dari setiap anggaran yang diajukan oleh masing-masing unit kerja dan melakukan exercise dari rencana pendapatan dan biaya apakah sudah memenuhi target 10 persen sisa dana 6. Jika sisa dana sudah tercapai 10 persen langkah selanjutnya adalah menyampaikan ke Anggota Senat untuk memeroleh pertimbangan. Namun, jika sisa dana belum mencapai 10 persen, Direktur Politeknik Pariwisata Prima Internasional mengembalikan anggaran yang dibuat oleh unit kerja untuk ditinjau ulang dan menyesuaikan dengan dana yang tersedia, 7. Setelah mendapatkan rekomendasi dari Senat, proses selanjutnya adalah rapat dengan Pengurus Yayasan dan Pengurus akan melaporkan ke Pembina. Sambil menunggu persetujuan dari Pembina, Pengurus Yayasan Prima Ardian Tana memberikan izin kepada satuan kerja untuk menggunakan anggaran sebatas keperluan operasional saja. 8. Setelah mendapatkan persetujuan dari Pembina Progja dan RAPB dapat dilaksanakan. |
|
| Evaluasi | 1. Bagian Keuangan melakukan pengecekan terhadap semua proposal yang masuk sebelum ditanda tangani oleh Wadir 2 dan Direktur
2. Wadir 2 melaporkan penggunaan anggaran setiap triwulan pada rapat struktural |
|
| Pengendalian | 1. Memastikan proposal yang diajukan oleh unit kerja sesuai dengan mata anggarannya
2. Wadir 2 melaporkan kinerja keuangan unit setiap 3 bulan sekali (triwulanan) |
|
| Peningkatan | 1. Meningkatkan jumlah pendapatan
2. Efisensi dalam penggunaan anggaran biaya 3. Meningkatkan sisa dana pendidikan 4. Melalui Evaluasi Mutu Internal |
|
| No. | Parameter mutu | Indikator |
| 2 | Pengajuan barang inventaris dan habis pakai | Setiap Program Studi/Subbag mempunyai dokumen usulan inventaris dan atau bahan habis |
| Penetapan | 1. Analisis kebutuhan barang-barang inventaris
2. Pengajuan dari KKMK, Program studi, dan Sub bagian Unit Kerja 3. Program Kerja dan RAPB |
|
| Pelaksanaan | 1. Setiap Sub Bagian, KKMK, dan Prodi mengajukan proposal pengadaan barang inventaris
2. Pengajuan dilakukan pada saat rapat kerja |
|
| Evaluasi | 1. Setiap Sub Bagian, KKMK, Prodi memastikan apakah barang inventaris yang diusulkan dalam program kerja sudah terealisasi.
2. Apakah barang inventaris yang diterima sesuai dengan spesifikasi yang diajukan |
|
| Pengendalian | Melakukan stock opname setiap semester | |
| Peningkatan | 1. Memastikan barang-barang inventaris yang dimiliki sesuai spesifikasi yang diminta dan uptodate.
2. Melalui Evaluasi Mutu Internal |
|
| No. | Parameter mutu | Indikator |
| 3 | Skup biaya investasi | Biaya Investasi satuan pendidikan meliputi : Biaya Sarana dan Prasarana, Biaya pengembangan Sumber Daya Manusia |
| Penetapan | 1. Surat Keputusan Yayasan Prima Ardian Tana
2. Renstra Politeknik Pariwisata Prima Internasional 3. Surat Penugasan dari Direktur Politeknik Pariwisata Prima Internasional 4. Visi Misi Politeknik Pariwisata Prima Internasional 5. Target mahasiswa baru yang akan dicapai 6. Program Kerja dan RAPB |
|
| Pelaksanaan | 1. Unit kerja bidang adm Umum membuat anggaran biaya untuk sarana dan prasarana
2. Unit kerja Personalia membuat anggaran biaya untuk pengembangan tenaga Kependidikan |
|
| Evaluasi | 1. Membuat laporan bulanan atas penggunaan biaya sarana dan prasarana
2. Membuat laporan bulanan atas biaya pengembangan tenaga kependidikan 3. Menyampaikan laporan realisasi penggunaan biaya sarana prasarana dan pengembangan tenaga kependidikan pada rapat struktural |
|
| Pengendalian | 1. Membuat daftar inventaris sarana dan prasarana
2. Membuat daftar kegiatan pengembangan SDM 3. Mengevaluasi hasil pengembangan SDM |
|
| Peningkatan | 1. Kompetensi Tenaga Kependidikan Meningkat
2. Updating data inventaris sarana dan prasarana 3. Melalui Evaluasi Mutu Internal |
|
| No. | Parameter mutu | Indikator |
|
4
|
Skup biaya operasional | Biaya Operasial satuan pendidikan meliputi : Gaji Dosen , tenaga administrasi dan tunjangan, Bahan dan peralatan habis pakai, Biaya Tak Langsung ( Listrik, air, telepon, pemeliharaan, lembur, transport, konsumsi, pajak, asuransi, dsb ) |
| Penetapan | Program kerja dan RAPB yang dibuat dan disahkan oleh Pembina Yayasan Prima Ardian Tana | |
|
Pelaksanaan |
1. Program Kerja dan RAPB yang sudah disetujui oleh Pembina Yayasan Prima Ardian Tana di bagikan kepada pejabat Eselon 1 untuk disampaikan ke unit kerja yang berada di bawahnya
2. Setiap Unit kerja membuat dan mengusulkan program kerja dan RAPB 3. Proposal program Kerja biaya operasional (BORT) yang diusulkan oleh unit kerja sebelum diserahkan ke Direktur terlebih dahulu di cek oleh Kabag Keuangan, setelah Kabag Keuangan memberikan paraf proposal selanjutnya dimintakan tanda tangan kepada wadir yang bertanggung jawab, Wadir 2, dan selanjutnya persetujuan Direktur. |
|
| Evaluasi | 1. Bagian Keuangan membuat laporan atas penggunaan anggaran biaya operasional baik bulanan, triwulanan, semesteran, dan tahunan. Laporan disampaikan kepada Direktur, dan Wadir 2 sebagai alat pengambilan keputusan | |
| Pengendalian | 1. Wadir 2 melaporkan penggunaan anggaran setiap triwulan pada rapat struktural
2. Penggunaan dana tidak boleh melebihi pagu anggaran yang ditetapkan |
|
| Peningkatan | 1. Efisiensi penggunaan dana operasional
2. Melalui Evaluasi Mutu Internal |
|
| No. | Parameter mutu | Indikator |
| 5 | Biaya kuliah | Biaya kuliah (SPP, BPP Pokok, BPP SKS, Her Registrasi, Perpustakaan, DKM, Asuransi Jiwa & Kesehatan) ditentukan bersama antara pimpinan, bagian keuangan, marketing dan prodi |
| Penetapan | 1. Visi Misi Politeknik Pariwisata Prima Internasional
2. Program Kerja dan RAPB 3. Rencana Pengembangan Fasilitas Kampus 4. Harga pesaing dari institusi yang sejenis 5. Pengembangan kurikulum pembelajaran 6. Inflasi |
|
| Pelaksanaan | 1. Direktur memimpin rapat dalam penetapan biaya kuliah
2. Bagian Marketing mempresentasikan biaya kuliah dari para pesaing, para pendatang baru di bidang pariwisata, dan strategi yang akan dilakukan 3. Bagian Keuangan mempresentasikan biaya kuliah tahun berjalan dan membuat simulasi rencana biaya kuliah kedepan berdasarkan masukan dari peserta rapat |
|
| Evaluasi
|
1. Tim marketing melakukan market survai
2. Membuat kuesioner terhadap mahasiswa baru apakah biaya kuliah yang ditetapkan mahal atau sesuai dengan fasilitas yang didapat |
|
| Pengendalian | 1. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap biaya perkuliahan yang ditetapkan dan membuat analisisnya yang dilakukan pada bulan: Juli agar tim marketing dapat segera menjual untuk tahun anggaran berikutnya
2. Memproyeksikan biaya kuliah tahun-tahun berikutnya secara reguler. |
|
|
Peningkatan |
1. Penetapan biaya kuliah dilakukan sebelum bagian marketing melakukan promosi
2. Melalui Evaluasi Mutu Internal |
|
| No. | Parameter mutu | Indikator |
| 6 | Pengadaan Barang | Proses Pengadaan Barang & Jasa sesuai dengan Keppres No. 80 Th. 2003 |
| Penetapan | 1. Kepres No.80 Th 2003
2. Peraturan Pengadaan Barang dan Jasa dari Yayasan Prima Ardian Tana 3. Program Kerja dan RAPB yang sudah disetujui oleh Pembina Yayasan Prima Ardian Tana |
|
| Pelaksanaan | 1. Setiap unit kerja mengajukan permohonan pengadaan barang dan jasa sesuai program kerja dan RAPB
2. Bagian logistik mencari 3 pembanding vendor 3. Bagian Logistik melakukan pemilihan dari 3 vendor yang ada 4. Membuat proposal dengan melampirkan surat permohonan dari user, penawaran dari ketiga vendor 5. Mengajukan proposal ke bagian Keuangan untuk diverifikasi pendanaannya, setelah bagian Keuangan paraf proposal diajukan ke Wadir 2 dan Direktur untuk mendapatkan persetujuan. 6. Bagian Logistik akan menyerahkan dokumen pengadaan kepada Personalia untuk disipakan SPK apabila nilai pengadaan barang/jasa melebihi Rp 50.000.000 7. SPK diparaf oleh pejabat yang berwenang dan dimintakan tanda tangan Direktur 8. Setelah SPK ditanda tangani oleh kedua belah pihak Bagian Keuangan akan membuatkan cek dan melakukan pembayaran DP sesuai termin 9. Bagian keuangan akan melunasi pembayaran apabila ada berita acara penyerahan barang, faktur pajak, kuitansi bermaterai. |
|
| Evaluasi | 1. Bagian Logistik dan keuangan melakukan market survai
2. Bagian Logistik akan membuat analisa Vendor 3. Bagian Logistik membuat laporan tertulis hasil market suvai dan analisa vendor yang diketahui oleh Kabag Umum dan melaporkannya kepada Wadir 2 dan Direktur |
|
| Pengendalian | Bagian Logistik harus berpegang teguh pada peraturan pengadaan yang diterbitkan oleh Yayasan sebagai pedoman kerja | |
| Peningkatan | 1. Pengadaan barang berkualitas yang memenuhi standar prosedur yang ditetapkan.
2. Melalui Evaluasi Mutu Internal |
|
| No. | Parameter mutu | Indikator |
| 7 | Rekaman kegiatan | Adanya data/dokumen rekaman setiap kegiatan (SPJ) (%) |
| Penetapan | 1. Program Kerja dan RAPB
2. Rapat Struktural 3. Surat Tuga dari Direktur 4. Hasil Rapat dengan Bendahara Yayasan |
|
| Pelaksanaan | 1. Dosen Tetap/ Lepasdan Tenaga Kependidikan menghadiri suatu kegiatan di dalam dan luar kampus berdasarkan surat penugasan dari Direktur.
2. Bagian Sekretariat akan membukukan setiap penugasan dosen tetap/lepas dan tenaga kependidikan 3. Bagian Sekretariat akan menyerahkan surat tugas ke bagian Personalia yang mencantumkan 4. Bagian Personalia akan membuatkan biaya perjalanan dinas 5. Selesai melaksanakan tugas dosen harus membuat laporan dan menyerahkannya ke bagian personalia |
|
| Evaluasi | 1. Bagian Personalia membuat berita acara dari setiap dosen yang ditugaskan apakah sudah menyerahkan laporan kegiatan
2. Mengingatkan kembali kepada dosen tetap/lepas dan Tenaga kependidikan yang belum menyerahkan laporan kegiatan |
|
| Pengendalian
|
1. Melakukan monitoring terhadap surat penugasan
2. Membuat sistem pencatatan dan pelaporan yang efektif dan efisien |
|
| Peningkatan | 1. Membangun sistem untuk mempercepat pendeteksian sistem pelaporan kegiatan
2. Melalui Evaluasi Mutu Internal |
|
| No. | Parameter mutu | Indikator |
| 8 | Akuntabilitas | Keterbukaan informasi program, anggaran dan realisasi (sesuai hak dan kewenangan atas masing2 mata anggaran) |
| Penetapan | Program kerja dan RAPB yang dibuat dan disahkan oleh Pembina Yayasan Prima Ardian Tana | |
| Pelaksanaan | 1. Setiap Unit kerja membuat dan mengusulkan program kerja dan RAPB
2. Program Kerja dan RAPB yang sudah disetujui oleh Pembina Yayasan Prima Ardian Tana di bagikan kepada pejabat Eselon 1 3. Pejabat eselon 1 menginformasikan kepada jajarannya program kerja dan RAPB yang telah disetujui untuk dilaksanakan |
|
| Evaluasi | 1. Bagian Keuangan mendokumentasikan program kerja dan RAPB awal dan revisi dari semua unit kerja
2. Setiap pengajuan proposal dana harus mencantumkan kode mata anggarannya 3. Bagian Keuangan akan membukukan transaksi keuangan dan membuat laporan keuangan setiap bulannya 4. Laporan Keuangan yang dihasilkan akan diserahkan ke Direktur dan Wadir 2 untuk dianalisa dan sebagai alat untuk mengambil keputusan |
|
| Pengendalian | 1. Kabag Keuangan akan melakukan pengecekan dan verifikasi terhadap proposal yang diajukan apabila tidak sesuai dengan pagu yang ditetapkan dan ketersediaan dana
2. Apabila ada ketidak sesuaian Kabag Keuangan akan menginfokan ke Wadir 2 untuk ditindaklanjuti |
|
| Peningkatan | 1. Mengembangkan sistem informasi keuangan yang terintegrasi dengan anggaran yang dibuat oleh masing-masing unit kerja
2. Melalui Evaluasi Mutu Internal |
|
| No. | Parameter mutu | Indikator |
| 9 | Akuntabilitas | Keterbukaan informasi biaya mengajar per sks/ jam untuk dosen home base/ dosen lepas. |
| Penetapan | Program Kerja dan RAPB | |
| Pelaksanaan | 1. Bagian Personalia membuat analisa penghitungan biaya mengajar per sks untuk dosen Homebase, dan dosen lepas
2. Bagian Personalia memastikan dengan bagian Keuangan tentang hasil analisa penghitungan honor dosen yang dibuatnya apakah dananya tersedia 3. Jika dananya tersedia Bagian Personalia membuatkan SK Direktur yang ditembuskan kepada para Wadir dan Ka.Prodi |
|
| Evaluasi | Mengusulkan kenaikan honor pada saat rapat anggaran sesuai dengan proyeksi yang dibuat | |
| Pengendalian | Bagian Personalia membuat daftar proyeksi kenaikan honor sks dosen home base/lepas untuk jangka waktu 5 tahun | |
| Peningkatan | 1. Melakukan penyesuaian honor dosen Homebase dan dosen lepas
2. Melalui Evaluasi Mutu Internal
|
|
| No. | Parameter mutu | Indikator |
| 10 | Akuntabilitas | Keterbukaan informasi honor2 bimbingan, mengawas ujian, pembuatan naskah ujian |
| Penetapan | Program Kerja dan RAPB | |
| Pelaksanaan | 1. Kepala Bagian Keuangan membuat rancangan biaya honor-honor untuk bimbingan, mengawas ujian, dan pembuatan naskah ujian berdasarkan data tahun-tahun sebelumnya dan anggaran dana yang tersedia
2. Mendiskusikan dengan Wadir 2 rancangan besaran honor yang dibuat sebelum diajukan ke Direktur 3. Menyerahkan hasil rancangan penghitungan honor kepada Direktur untuk mendapatkan arahan. 4. Setelah mendapatkan arahan dari Direktur, Kabag Keuangan akan membuat penyesuaian yang kemudian di tanda tangani oleh Wadir 1, Wadir 2, dan Direktur 5. Menyerahkan ke Personalia untuk dibuatkan SK |
|
| Evaluasi | Bagian Keuangan dan Wadir 2 melakukan evaluasi terhadap komponen honor-honor bimbingan, mengawas ujian, dan naskah ujian berdasarkan anggaran yang tersedia | |
| Pengendalian | Membuat analisa dari penggunaan anggaran yang tersedia apakah melebihi dari pagu yang ditetapkan atau sesuai dengan anggaran yang tersedia. | |
| Peningkatan | 1. Membuat penyesuaian besaran honor
2. Melalui Evaluasi Mutu Internal |
|